登録支援機関 là đơn vị, cơ quan được ủy thác từ công ty, doanh nghiệp tiếp nhận lao động người nước ngoài, phụ trách việc lên kế hoạch và hỗ trợ người lao động theo diện visa kỹ năng đặc định số 1 「特定技能ビザ1号」để có thể sớm thích nghi, hòa nhập với cuộc sống và công việc tại Nhật.
Để trở thành 登録支援機関, các cá nhân (thường là 行政書士- luật sư hành chính), tổ chức, doanh nghiệp,.. cần phải đăng ký với Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh để được cấp phép. Thời hạn được cấp phép là 5 năm và cần làm thủ tục để gia hạn sau khi hết hạn. Danh sách các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp được công nhận là 登録支援機関 được đăng và cập nhật thường xuyên trên trang chủ của Bộ Pháp Vụ (Link để xem) .
Theo như pháp lệnh mới ban hành của Bộ Pháp Vụ Nhật Bản, công ty, doanh nghiệp tiếp nhận lao động theo visa Kỹ năng đặc định số 1 có trách nhiệm lên kế hoạch và hỗ trợ người lao động các vấn đề liên quan đến thủ tục visa cũng như về việc học tiếng và các vấn đề khác liên quan tại Nhật. Tuy nhiên thực tế các doanh nghiệp trên đa phần là doanh nghiệp vừa và nhỏ (ví dụ quán ăn, lữ quán nhỏ,….), chưa có kinh nghiệm trong việc tự làm thủ tục visa cho người lao động, chỉ có khả năng hỗ trợ người lao động trong các vấn đề công việc nghiệp vụ còn các vấn đề về cuộc sống thường ngày khó mà đảm nhận hết được. Đặc biệt, các giấy tờ để xin visa kỹ năng đặc định lại nhiều và đòi hỏi chi tiết hơn so với visa lao động thông thường rất nhiều, nên nhìn chung, số lượng các quán ăn, lữ quán, công ty nhỏ,…có thể tự lo chuẩn bị hồ sơ là rất hiếm.
Trong trường hợp đó, các công ty, doanh nghiệp tiếp nhận người lao động theo visa Kỹ năng đặc định số 1 có thể ủy thác công việc lên kế hoạch và hỗ trợ người nước ngoài cho bên thứ ba đó là 登録支援機関. Vì vậy với điều kiện thực tế hiện nay 登録支援機関 trở thành đơn vị không thể thiếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động về mọi mặt liên quan đến Kỹ năng đặc định như xin visa, hỗ trợ học tiếng Nhật, tư vấn đời sống.
Ảnh: Sơ đồ về vai trò của 登録支援機関 được đăng trên trang của bộ Pháp Vụ.
Khi xin visa Kỹ năng đặc định số 1, 登録支援機関 sẽ cần chuẩn bị gần 30 loại giấy tờ liên quan để trình lên Cục xuất nhập cảnh, cụ thể như ảnh dưới đây:
Số lượng giấy tờ cần chuẩn bị không những rất nhiều, mà trong đó có Bản kế hoạch hỗ trợ người lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định số 1 (tiếng Nhật:１ 号 特 定 技 能 外 国 人 支 援 計 画 書) . Đây là một điểm mới khác biệt so với yêu cầu của các loại visa khác, thông tin cần điền vô cùng chi tiết, đòi hỏi các cơ quan có kinh nghiệm lâu năm trong việc hỗ trợ xin visa cho người nước ngoài mới có thể đảm đương được. Do vậy việc xin visa Kỹ năng đặc định số 1 cho người nước ngoài đối với các quán ăn, khách sạn hiện nay là gần như không làm được. Họ phải ủy thác việc đó cho các 登録支援機関.
Các bạn có thể tham khảo về 「Bản kế hoạch hỗ trợ người lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định số 1」và bản điền mẫu theo link PDF sau đây:
Bản kế hoạch hỗ trợ người lao động theo visa Kỹ năng đặc định số 1
Đối với loại visa mới này, không những thủ tục cho người lao động vốn rất nhiều giấy tờ, mà thủ tục để các cơ quan, tổ chức muốn đăng ký 登録支援機関 cũng nhiều không kém. Không giống với các loại visa khác, không phải văn phòng luật nào cũng được phép nhận uỷ thác từ các công ty tiếp nhận lao động nếu như chưa được công nhận là 登録支援機関.
Vì vậy với các bạn đang có ý định lao động tại Nhật với tư cách visa Kỹ năng đặc định, khi muốn tìm hiểu và được tư vấn kỹ càng về vấn đề visa cần phải hỏi rõ trước đơn vị tư vấn rằng họ đã có tư cách 登録支援機関 hay chưa và kiểm tra lại trên trang chủ của bộ Tư Pháp rồi hãy quyết định ”Trao thân gửi phận” nhé!